Punto di vista

L’ufficio che cambia

Il futuro della carta
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Si è appena concluso l’incontro annuale che ha visto riunito a Bologna tutto il mondo dell’ufficio dove, una volta di più, si è accennato ripetutamente allo scenario di un ufficio paper-free.  Tutti concordano che con l’arrivo delle nuove tecnologie, la quantità di carta utilizzata al lavoro avrebbe potuto iniziare a diminuire, già vent’anni fa, ma ciò non sta accadendo a nessun livello. Analizzando le principali ragioni per cui le persone stampano, è possibile individuare quegli ostacoli che impediscono ai lavoratori di passare completamente ai processi digitali. È possibile dunque per le aziende ridurre il numero di stampe abbattendo parzialmente o del tutto tali barriere? Oppure questi ostacoli sono insormontabili? Effettivamente, le barriere esistono e la carta possiede delle caratteristiche difficili da riprodurre digitalmente sia con la tecnologia attuale sia con quella futura. Al giorno d’oggi, se solo esistesse la volontà di creare nuove soluzioni aziendali, sarebbe già possibile replicare digitalmente la gran parte di tutto ciò che più ci piace della carta. L’innovazione raggiunta nel campo delle tecnologie cloud mobile offre la possibilità di cambiare le attuali abitudini sul posto di lavoro. Ma convincere le persone a trasformare i loro processi basati sulla carta richiede il coinvolgimento adeguato dei propri dipendenti ed è necessario assicurarsi che i nuovi processi siano il più facile e intuitivi possibili. Come sta diventando consuetudine al lavoro, la diffusione dell’information technology, inclusa l’incredibile crescita della diffusione di smartphone e tablet ed il mondo delle App e dei servizi cloud, ha introdotto nelle nostre vite nuove capacità, comportamenti ed atteggiamenti. Ma siamo ancora agli albori della diffusione di questo genere di dispositivi. Solo verso la fine del 2011, per la prima volta, le spedizioni di smartphone a livello globale hanno superato quelle di computer. I tablet moderni, che rappresentano il miglior sistema di lettura disponibile e il più simile all’esperienza di lettura da materiali cartacei, esistevano appena prima del lancio dell’ iPad nel 2010; questi dati ci confermano che il mercato risulta essere ancora nel suo stadio iniziale. La gigantesca ondata di cambiamenti ha appena iniziato ad alimentarsi. Ma la tendenza di usare sempre più dispositivi e l’aspettativa di un alto livello di efficienza nell’elaborazione dei processi generati in mobilità, diventerà sempre più radicata. Per esempio, IDC prevede che, per il 2015, il 37 per cento dei dipendenti di tutto il mondo lavorerà in mobilità, mentre Gartner stima che per il 2014, il 90 per cento delle organizzazioni sosterrà l’implementazione di App aziendali sui dispositivi personali . Le innovazioni tecnologiche come quella del cellulare hanno incentivato il passaggio dalla carta ad un sistema basato sull’elettronica. Mentre la carta presenta alcune caratteristiche che risultano difficili da replicare digitalmente con la tecnologia attuale o quella del prossimo futuro, la gran parte delle caratteristiche che invece ci piacciono può effettivamente essere riprodotta digitalmente. Esaminiamo i differenti modi in cui i dipendenti gestiscono specifici compiti quotidiani e li riorganizzano in modo da poterli effettuare tramite la tecnologia. Leggere, annotare, condividere, autorizzare e salvare sono capacità e attività comuni per tutti quelli che al lavoro fanno un grande uso dei documenti. Ma, allo stesso modo,queste attività si manifesteranno in modi specifici in quasi tutti i passaggi di un processo di business strutturato che viene gestito da persone. Un processo di HR o la gestione del ciclo di vita di un prodotto, per esempio, richiederanno ai dipendenti di leggere, commentare, aggiungere, organizzare, prendere decisioni al riguardo, distribuire, autorizzare e salvare specifici tipi di documenti in specifici momenti del processo. Forse chi ha ipotizzato un ufficio senza carta nel giro di pochi anni aveva precorso un po’ i tempi. Di un processo inevitabile? Da vedere…

E voi cosa ne pensate?

 

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